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Convertir los datos de una hoja de cálculo a texto plano, eliminando los tabuladores y los saltos de párrafo

Cristian Vera
Editor
20/04/2017

Hay ocasiones en que nos envían un archivo en una hoja de cálculo y necesitamos usar esos datos en otros programas, muchas veces con la necesidad de que sea en texto plano, y aunque Excel tiene la opción de guardar directamente en texto plano (*.txt), lo hace con tabuladores entre cada palabra y con saltos de párrafo, dificultando nuestro trabajo si la cantidad de datos en cuestión es muy grande.  He encontrado tutoriales que hablan de usar macros para los cuales es necesario conocimiento complejo, además de limitarse a macOS o a Windows, dependiendo de la macro; en este tutorial no necesitaremos mucho conocimiento para lograr nuestro cometido y aprenderemos que con un poco de ingenio siempre podemos solucionar todas las cosas.

Para este tutorial necesitaremos:

  • Microsoft Office (cualquier versión en cualquier plataforma funciona).
  • La hoja de cálculo a convertir.

Lo primero por hacer es abrir nuestra hoja de cálculo con Excel:

Procedemos a convertirla a texto plano directamente con la opción de «guardar cómo», también podemos abrirla con la tecla «F12».

En realidad, cualquiera de las opciones que digan «*.txt» nos vale, no es necesario quebrarse la cabeza para escoger una. Excel nos advertirá que tendremos una pérdida de datos si lo exportamos a texto plano, es perfectamente normal y debemos proceder a exportarlo, presionamos «Sí».

Una vez que hayamos guardado nuestro documento, iremos a donde esté y con el menú contextual (click derecho para los profanos) lo abriremos con Microsoft Word.

Una vez abierto, nos encontramos que entre cada palabra existe un elemento tabulador y hay un salto de párrafo, iremos al botón de «buscar y reemplazar» que se encuentra  en la esquina derecha superior del Microsoft Word, (también podemos abrirla con la combinación de teclas Ctrl + L).

Una vez en el cuadro de dialogo de «buscar y reemplazar» nos daremos cuenta que si usamos el tabulador en el cuadro de «buscar» nos envía al cuadro de «reemplazar con»:

Lo que tenemos que hacer para que Microsoft Word busque los tabuladores es usar un identificador, así que en el campo de «buscar:» pondremos lo siguiente:

^t

Esto hace que busque todos los tabuladores en el documento, en el campo «reemplazar con:» sí podemos usar un espacio normal y corriente.  

El siguiente paso es presionar el botón «reemplazar todos».

Si ponemos un poco de atención, veremos que en la captura de pantalla en vez de tener una flecha ahora tiene un punto, eso significa que ha reemplazado los tabuladores por espacios.

Ahora procedemos a reemplazar los saltos de párrafo por espacios, para que los datos sean continuos, nuevamente abrimos «buscar y reemplazar» (Ctrl+L), y en el campo de búsqueda ponemos el siguiente identificador:

^p

Nuevamente usamos un espacio simple en el campo «reemplazar con:» y presionamos «reemplazar todos».

Nos avisará que han sido reemplazados.Procedemos a guardar el documento donde nos parezca conveniente, teniendo cuidado de guardarlo nuevamente en formato «*.txt».

Nos presentará una advertencia perfectamente normal sobre la pérdida del formato de los datos guardados, simplemente aceptamos y guardamos el archivo.

Si abrimos el documento con el block de notas, nos daremos cuenta que los datos ahora están justamente cómo los necesitábamos.

Esto ha sido todo, muy buena suerte.

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